Entre les mails qui s’accumulent, le téléphone qui sonne sans cesse et les dossiers qui s’empilent, vous vous dites peut-être qu’une meilleure organisation, simple et pratique, vous ferait gagner du temps et vous simplifierait la vie.
Je vous propose alors de découvrir la Méthode Zen To Done de Léo Babauta. C’est une méthode qui préconise la mise en place de 10 habitudes pour augmenter sa productivité.

Les 10 habitudes présentées dans cet article peuvent être étudiées et adoptées à votre rythme de manière à bien les ancrer dans votre vie professionnelle et personnelle.

 1- Collecter

 La première habitude a pour but de soulager, de désencombrer votre cerveau sans rien oublier, à l’aide de 3 outils simples.
Lesquels ?

  • un carnet de notes (papier ou numérique), à emporter partout qui recueille tout ce qui vous vient à l’esprit, tout ce que vous avez à faire : idées, tâches, projets, informations…

Vous pouvez consulter aussi cet article : Une To Do List efficace

  • un casier physique pour rassembler tous les documents papier que vous recevez : lettres, factures, notices…
  • une boîte de réception unique pour recevoir tous vos mails au même endroit.

Le but de la collecte de tous ces éléments est de centraliser tout ce dont vous devez vous rappeler.

 2 – Traiter

 Maintenant que vous avez tout collecté, rassemblé, dites stop à l’accumulation !

Comment ?

En prenant une décision pour chaque élément collecté : mails, sms, courriers papier ou notes.

5 possibilités s’offrent à vous pour les traiter et éviter également la procrastination

  • soit vous supprimez ou jetez l’élément tout de suite
  • soit vous déléguez le traitement de ce sujet à une autre personne
  • soit vous classez aussitôt le document dans un dossier physique ou informatique
  • soit vous effectuez immédiatement le traitement si cette tâche ne prend que quelques minutes à faire ; vous gagnerez ainsi du temps en ne devant pas y revenir
  • soit vous planifiez sa réalisation

  3 – Planifier

Vous venez d’identifier toutes les tâches à effectuer et vous allez établir les priorités.

Comment ?

Je vous propose d’abord une petite pause pour regarder cette vidéo : Une incroyable leçon de vie ou la technique du bocal et des grosses pierres, métaphore qui illustre parfaitement la gestion de priorités.

Maintenant, vous répartissez vos tâches en 3 groupes :

  • Les grosses pierres qui représentent les tâches les plus importantes (TPI) à traiter en premier
  • Les cailloux qui sont les affaires importantes courantes
  • Le sable qui symbolise toutes les autres tâches à traiter en dernier

Vous choisissez ensuite parmi les grosses pierres celles que vous voulez accomplir et vous les programmez en premier sur votre semaine.

Ensuite, sur la journée, vous planifiez les TPI qui vous rapprochent le plus de votre objectif et les TPI qui sont indispensables pour la gestion du quotidien et que vous devez effectuer aujourd’hui. Planifiez également les cailloux et s’il reste du temps, occupez-vous du sable…sans oublier votre “petite bière” entre amis !

Vous évitez ainsi, à condition de ne pas surcharger votre agenda, cette fâcheuse tendance qui consiste à établir des To Do List à rallonges et à vouloir tout réaliser en une seule journée ce qui est évidemment impossible et vous laisse ce désagréable sentiment d’être débordé et de ne pas avancer sur votre projet.

La planification vous permet de gérer vos priorités sans perdre de vue votre but final.

4 – Agir

À ce stade, la planification est en place et vous pouvez…vous devez passer à l’action.

En effet comme le stipule ce proverbe chinois : Parler ne fait pas cuire le riz.
Comment ?

La méthode conseille, pour une efficacité optimale, de :

  • Se concentrer sur une seule tâche à la fois. Oui, je suis désolée de vous apprendre qu’être multitâche est contre-productif
  • Supprimer toutes les sources de distraction et d’interruption : votre téléphone, votre boîte email, vos collègues, votre conjoint, votre chien… Si vous deviez être dérangé malgré tout, notez la demande et revenez aussitôt à votre tâche. Des études montrent qu’à chaque interruption, vous avez besoin d’environ une minute, à chaque fois, pour être à nouveau concentré sur votre travail ; vous imaginez le nombre de minutes, le temps perdu sur une journée, une semaine…
  • Se focaliser sur ce qui est à faire maintenant : choisissez un sujet et définissez une durée pour sa réalisation. Vous le traitez totalement avant de passer à un autre.

Vous pouvez lire aussi : La technique Pomodoro

En appliquant cette quatrième habitude, vous constaterez une augmentation effective de votre productivité et de votre efficacité au quotidien.

 5 – Se créer un système de confiance

 Vous avez mis en place un système (habitudes 1 à 4) simple et pratique qui fonctionne. Il vous convient mais vous êtes parfois tenté d’essayer d’autres nouveaux outils d’organisation. C’est sûrement plaisant mais c’est sûrement une perte de temps.
Ne cherchez donc pas à changer, à modifier votre système constamment si vous lui faites confiance.

 6 – Organiser

 “Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place”

Comment ?

  • En débarrassant votre bureau pour pouvoir vous concentrer sur ce qui est important à faire
  • En jetant tout ce qui est inutile. Votre poubelle est votre meilleure amie !
  • En rangeant immédiatement
  • En adoptant un système de classement simple
  • En créant des dossiers physiques et informatiques
  • En nommant et étiquetant TOUJOURS vos dossiers
  • En évitant ABSOLUMENT le dossier intitulé “Divers”

Ne vous encombrez pas. Ne vous laissez plus encombrer. Votre but ici est de ne garder que l’essentiel.

 7 – Réviser

 Nous arrivons à l’habitude 7 (tout va bien ?) de la Méthode Zen To Done. C’est une habitude importante car elle va vous permettre de garder votre système fonctionnel et performant en faisant des points régulièrement.

Comment ?

Il est intéressant et nécessaire que :

  • Vous fassiez le suivi des tâches faites et restant à faire
  • Vous examiniez votre planification
  • Vous consultiez vos listes, vos notes
  • Vous réexaminiez vos objectifs, votre but final

Quand ?

Il est conseillé de procéder à différents bilans :

  • Un bilan quotidien pour passer en revue votre journée et préparer celle du lendemain
  • Un bilan hebdomadaire de vos tâches, de vos listes et de vos notes pour constater les progrès réalisés et les actions à mettre en place pour avancer et planifier la semaine suivante
  • Un bilan mensuel de vos objectifs pour faire un point global sur votre progression, pour planifier la suite et apporter les ajustements nécessaires pour atteindre vos objectifs annuels
  • Un bilan annuel de vos objectifs annuels atteints par rapport à vos objectifs de vie et pour préparer ceux de l’année suivante

Trello : un site qui peut vous aider à planifier.

 8 – Simplifier

 Vous faites vos points, vos bilans régulièrement (habitude 7) et vous allez constater que, finalement, vous pouvez encore gagner du temps pour vous focaliser sur vos objectifs.
Comment ?

Voici quelques pistes :

  • Quand vous examinez vos tâches, vos actions à faire, demandez-vous quelles sont celles qui sont VRAIMENT importantes. Vos objectifs sont-ils conformes aux buts annuels de votre vie ? Pouvez-vous en supprimer un(e) ou plusieurs ?
  • Si vous regardez du côté des engagements que vous avez pris, des activités auxquelles vous vous êtes inscrit, pouvez-vous dire ceux/celles qui vous tiennent toujours à cœur ? Pouvez-vous en réduire le nombre ?
  • Si vous vous penchez sur la façon dont vous utilisez internet : combien de sites, de blogs suivez-vous ? Combien de mails inutiles recevez-vous ? Combien de temps passez-vous sur les réseaux sociaux ? Pouvez-vous vous désinscrire de certains ? Pouvez-vous les consulter moins souvent, moins compulsivement ?
  • Combien de sources d’informations suivez-vous ? Journaux télévisés, papier, radiophoniques ? Que diriez-vous d’entamer une diète médiatique et de ne suivre que les médias qui sont susceptibles de faire avancer vos projets ?

Le secret : éliminer tout ce qui n’est pas essentiel.

  9 – Créer des routines

Routine : habitude prise de faire quelque chose TOUJOURS de la même façon.

Rassurez-vous : rien d’ennuyeux ! Il s’agit de mettre en place des routines bénéfiques, des comportements automatiques faits sans efforts et de les maintenir au fil du temps.

Pourquoi ?

  • Parce que vous allez gagner du temps en cessant de procrastiner
  • Parce que vous allez agir en allant directement aux tâches importantes qui vous font avancer vers vos objectifs c’est-à-dire vers l’essentiel

Quelles routines ?

Voici quelques exemples :

  • La routine matinale : lever – sport – petit déjeuner – consultation des emails – consultation de l’agenda – planification de la journée – réalisation de votre première grosse pierre
  • La routine du soir : bilan du jour – préparation du jour suivant – dernière consultation des mails – tisane ou café – accueil de la famille
  • Des routines hebdomadaires qui intégreraient des plages horaires pour la comptabilité, un goûter avec les enfants, les courses ou le ménage, la prospection de clients… les idées ne manquent pas

Ce qui est FORMIDABLE avec les routines, c’est que, une fois en place, vous ressentez un manque quand vous en êtes privé ! 

 10- Trouver votre passion

Oui, trouvez votre passion car avec les 9 habitudes que vous venez de découvrir, vous serez plus productif mais…serez-vous plus heureux ?

“Trouve un métier que tu aimes et tu n’auras pas à travailler un seul jour de ta vie”

Confucius.

 Vous connaissez maintenant la Méthode Zen To Done pour augmenter votre productivité.

Prenez votre temps pour assimiler et appliquer ces 10 Habitudes qui vont booster votre efficacité à réaliser vos objectifs professionnels et personnels :

  1. Collectez tous vos éléments pour ne rien oublier
  2. Traitez vos éléments collectés en prenant une décision pour chacun
  3. Planifiez vos tâches et gérez vos priorités
  4. Agissez maintenant en vous focalisant sur une seule tâche à la fois
  5. Créez un système fonctionnel, simple sur lequel vous pourrez vous reposer
  6. Organisez-vous pour vous concentrer sur l’essentiel
  7. Révisez en faisant le point régulièrement
  8. Simplifiez pour ne conserver que l’essentiel
  9. Créez des routines pour agir sans effort
  10. Trouvez votre passion pour ne plus jamais travailler !

Nathalie CARON

Elève Rédactrice Web SEO de Lucie RONDELET

Auteure du blog Oser Ecrire